Услуги по внедрению системы электронного документооборота

     Для чего необходимо внедрение системы электронного документооборота?

  • У Вас возникает ощущение, что одни сотрудники перегружены, а другие «большую часть времени отдыхают», при этом проблемы вскрываются только при провалах?
  • Вам приходится терпеть плохого сотрудника только потому, что передача дел новому сотруднику может привести к большим потерям информации и документов?
  • Случается, что после подписания договора выясняется, что подписан не тот вариант, который согласовали юристы и экономисты?
  • Сотрудники не могут найти запрашиваемый Вами документ?
  • Из-за несвоевременного получения важной информации Вы теряете возможность принять верное управленческое решение?

     Задумайтесь над следующими статистическими данными:

    - до 15% всех бумажных документов безвозвратно теряется;
    - сотрудники тратят до 30% своего рабочего времени в попытке найти их;
    - организации делают в среднем 20 копий каждого документа;
    - на согласование и подписание документов уходит 20-30% рабочего времени;
    - подготовкой отчетов сотрудники часто занимаются внерабочее время.

     Система электронного документооборота (СЭД) InfotechDOC – эффективная интеллектуальная информационная система управления процессами делопроизводства, договорной деятельности и автоматизации бизнес-процессов Вашей компании.

     Внедрение СЭД InfotechDOC в Вашей организации позволит Вам:

    - повысить эффективность управления организацией,
    - повысить скорость принятия решений,
    - повысить производительность труда сотрудников,
    - уменьшить время обработки документов,
    - исключить потерю документов,
    - сократить расходы на оплату площадей для хранения документов и поддержку архива,
    - уменьшить траты на расходные материалы.

     Основные задачи, решаемые СЭД «InfotechDOC»:

  • Повышение управляемости организацией:
  • - «Наведение порядка» - обеспечение единого хранилища документов с установленными политиками безопасности доступа;
    - Автоматизация бизнес-процессов организации;
    - Сокращение времени на внедрение управленческих решений;
    - Экспресс-анализ исполнительской дисциплины.

  • Повышение качества работы организации:
  • - Ускорение процедур согласования, визирования, подписания документов и контроля их выполнения;
    - Сокращение времени обработки документов;
    - Сокращение времени поиска документов;
    - Исключение утраты документов.

  • Повышение эффективности работы организации:
  • - Сокращение трудозатрат персонала при работе с документами и выполнении заданий;
    - Повышение эффективности работы с документами.


     СЭД InfotechDOC разработана в соответствии с требованиями стандарта серии ISO 9000.


     Гибкость системы InfotechDOC позволяет автоматизировать делопроизводство компании, как в соответствии с требованиями ГОСТов по делопроизводству, так и с требованиями регламентов, положений и инструкций по работе с документами, разработанными и применяемыми организацией.

Более подробное описание системы представлено в разделе «Продукты» - InfotechDOC.

     Основные подходы к развертыванию системы

     Развертывание системы у заказчика обычно состоит из следующих этапов:

  • Подготовка системно-технической инфраструктуры (проверка и подготовка серверного и клиентского оборудования и программного обеспечения к развертыванию системы);
  • Инсталляция программного обеспечения серверного и клиентского уровня;
  • Адаптация и настройка СЭД InfotechDOC на основании согласованных требований заказчика;
  • Обучение ключевых пользователей системы;
  • Подготовка и проведение интеграционного тестирования системы;
  • Обучение персонала основным навыкам работы в системе;
  • Поддержка на этапе опытной эксплуатации.

     При желании заказчика (в рамках отдельного договора) – обеспечивается поддержка клиента на всем дальнейшем жизненном цикле продукта (в режиме «горячей линии», прикрепление постоянных консультантов в офисе заказчика, технологическая поддержка, дальнейшее развитие системы по индивидуальным заданиям заказчика).

     Развертывание системы может быть выполнено как с помощью услуг нашей компании, так и силами заказчика при нашей консультационной поддержке на всех вышеупомянутых этапах развертывания системы.

     Типовой срок развертывания системы силами нашей компании составляет 3 месяца при количестве обучаемых сотрудников заказчика не более 50 в пределах одного офиса. Большее количество пользователей не влияет на сроки развертывания системы, однако увеличивает срок опытной эксплуатации за счет последовательного обучения пользователей и вовлечения их в опытную эксплуатацию системы. Влияние территориального фактора (множественность территориально удаленных офисов) на сроки развертывания системы обсуждается индивидуально с каждым клиентом.