InfotechDOC

Система электронного документооборота (СЭД) InfotechDOC – эффективная интеллектуальная информационная система управления процессами делопроизводства, договорной деятельности и автоматизации бизнес-процессов Вашей компании. 
Использование системы электронного документооборота InfotechDOC позволит повысить качество и эффективность работы организации:
  • Ускорит процедуры согласования, визирования, подписания документов и контроля их выполнения;
  • Сократит время обработки документов;
  • Сократит время поиска документов;
  • Исключит утрату документов.
  • Сократит трудозатраты персонала при работе с документами и выполнении заданий;
  • Повысит эффективность работы с документами.
Система InfotechDOC позволяет снизить затраты на внедрение и развитие системы за счет готовых сервисов:
  • Система позволяет определить как иерархическую, так и функциональную структуру организации на основе объектов вида:

    • Организация;
    • Подразделение;
    • Рабочая группа;
    • Роль;
    • Сотрудник.

    Кроме структуры организации в системе могут быть независимо определены отношения между ее объектами:

    • Отношение подчинения;
    • Отношение замещения;
    • Отношение доверия.

    Отношения замещения и доверия могут регулироваться независимо для каждого сотрудника.
    Структура организации тесно связана с остальными сервисами и модулями системы. Это выражается в контроле доступа к документам, ресурсам, регулировании функциональных прав сотрудников.

  • Продукт обладает эффективной системой управления обязанностями сотрудников на основе персонального списка задач. Любая обязанность сотрудника по отношению к системе (например, ознакомиться с документом) автоматически оформляется в виде задачи. Список всех задач данного сотрудника образует единый персональный список задач.

    Такой подход позволяет руководителям всегда быть в курсе задач, выполняемых по его поручению, а сотрудникам всегда иметь актуальную информацию о задачах возложенных на них. Задача будет находиться в персональном списке задач сотрудника до тех пор, пока не будут предприняты действия с ней.

  • Визирование документа представляет собой процесс присоединения ЭЦП к документу. Сервис управления визированием позволяет задать маршрут визирования документа, ограничить сроки и определить лиц ответственных за контроль процесса. Сервис автоматически доставит документ требуемым сотрудникам, проинформирует о завершении или срыве сроков визирования.

  • Согласование документа представляет собой процесс сбора замечаний. Сервис управления согласованием позволяет задать маршрут согласования документа, ограничить сроки и определить лиц ответственных за контроль процесса. Сервис автоматически доставит документ требуемым сотрудникам, проинформирует о завершении или срыве сроков процесса. По завершении процесса автоматически формируется лист согласования, который содержит все замечания, которые внесены в процессе согласования, вместе с ЭЦП согласующих.

  • Ознакомление с документом представляет собой процесс сбора фактов ознакомления. Сервис управления ознакомлением позволяет задать список ознакомления, ограничить сроки и определить лиц ответственных за контроль. Сервис автоматически доставит документ требуемым сотрудникам, проинформирует о завершении или срыве сроков ознакомления. В процессе ознакомления автоматически собирается лист ознакомления, который содержит даты ознакомления вместе с ЭЦП сотрудников.

    Если документ предназначен для ознакомления всех сотрудников, в том числе и новых, то процесс может быть настроен на автоматическое возобновление ознакомления по факту приема новых сотрудников.

    Сервис ознакомления оптимизирован для работы в крупных территориально-распределенных организациях – это выражается в механизмах настройки процесса, минимизации сетевого трафика (это важно, если каналы связи между территориальными подразделениями обладают низкой пропускной способностью), механизмах сводного контроля ознакомления (на уровне подразделений).

  • Формирование связей позволяет не только упростить навигацию по большим объемам информации, но и контролировать информационное сопровождение бизнес-процессов (например, историю переписки по вопросу). Наличие связей между документами может определяться на этапе определения процесса (например, карточка договора – содержание договора) или по факту возникновения связи (например, входящее письмо относиться к исполнению данного договора). В первом случае связи называются статическими, во втором – динамическими.

    Сервис управления связями поддерживает работу с динамическим видом связей. Пользователь имеет возможность связывать, изменять и удалять связи для любых документов системы. Право управления связями регулируется на уровне документа.

  • Система обладает мощным интегрированным механизмом поддержки управления бизнес-процессами организации. Инструментарий системы позволяет:

    • Аналитикам подготовить графическое описание бизнес-процесса;
    • Специалистам по автоматизации реализовать поддержку бизнес-процесса без привлечения дополнительного инструментария и программирования;
    • Всем пользователям осуществлять запуск и контроль процессов при помощи визуальных мониторов процесса.

    Реализация поддержки процесса осуществляется при помощи визуальной настройки готовых компонент из предлагаемого набора, настройки форм и в случае крайней необходимости программирования на языке высокого уровня.